Rapat Akbar vs Rapat Kecil

Oleh :   Yufrizal,  

Aktifitas di pemerintahan tak lepas dari agenda rapat. Berbagai nama rapat, rapat staf yang bertujuan untuk mengkoordinasikan berbagai hal internal pegawai. Ada rapat dinas, rapat koordinasi, rapat tertutup. Ada juga istilah meeting, coffe morning dan banyak istilah dan penamaan yang pada intinya adalah mengumpulkan orang-orang untuk tujuan tertentu.

Pada intinya tujuan sebuah rapat tentunya untuk melahirkan suatu kesepakatan untuk  solusi suatu atau beberapa masalah yang berkaitan dengan pekerjaan. Diagendakan, ada daftar hadir ada pimpinan rapat ada snack atau makan siang/ malam tentunya.

Sudah sekian seringnya saya menghadiri rapat, baik tingkat kantor, tingkat desa, kecamatan bahkan rapat tingkat regional. Pada intinya sama prosedurnya, datang karena ada undangan, atau datang mewakili orang yang diundang. Lapor pada panitia, tanda tangan daftar hadir sekian rangkap dan ada yang diberi bahan rapat, ada yang diberi satu kotak snack saja. Bahkan ada yang langsung duduk saja.

Mayoritas selama ini mengikuti rapat ada hal yang sempat saya amati, hampir umum terjadi dalam rapat apapun :

Pertama, jadwal rapat yang hampir selalu molor dari yang dijadwalkan Undangan yang dijadwalkan dimulai jam 9.00 wib pagi, sering dimulai jam 11. Kendalanya berbagai hal. Kehadiran peserta yang belum memadai pada jadwal tersebut, masih banyak yang belum datang. Para petinggi dan pimpinan rapat sering juga datangnya molor dari jadwal, mungkin beranggapan peserta belum datang, maka mereka juga memundurkan waktu datang.

Sudah mayoritas peserta dan pimpinan rapat hadir, belum juga bisa dimulai karena dijadwalkan yang membuka rapat pejabat tertentu yang juga ada acara dilain tempat. Menunggu lagi sekian lama.

Kedua, acara seremonial dan sambutan yang terlalu panjang, kadang tidak menyangkut pada substansi rapat. Sudah jauh dari koridor agenda rapat. Waktu tersita sekian lama untuk acara pembukaan saja.

Ketiga, pembahasan rapat  sangat terbatas karena kekurangan waktu yang disebabkan dua hal diatas. Pertanyaan dan klarifikasi dalam rapat dibatasi saja. Tentu akhirnya akan mengurangi kualitas rapat.

Keempat, selain peserta rapat belum hadir tepat waktu, jarang juga peserta hadir lengkap. Banyak pula peserta rapat dengan alasan tertentu pulang lebih awal.

Kelima, ada lagi kendala karena ketidak siapan panitia rapat, sound system yang belum berfungsi baik, proyektor yang bermasalah dan kendala internal lainnya karena kurang persiapan.  

Keenam, sedikit notulen yang menyampaikan kesimpulan rapat dan memberikan kepada peserta kesimpulan tersebut.

Kesimpulannya tentunya sangat diperlukan komitmen kita bersama dalam menghadiri setiap undangan rapat untuk hadir sesuai jadwal. Para pejabat dan pimpinan sebagai petinggi rapat upayakan dalam membuka rapat lebih focus menyampaiakan isue-isue yang akan dibahas saja. Tidak memperpanjang mukadimah.

Panitia rapat sebaiknya membuat standar persiapan rapat dengan lebih matang, membagi pekerjaan dengan baik sehingga semakin sedikit celah masalah dalam pelaksanaan rapat. Mau rapat akbar atau rapat kecil konsepnya sama.